Erilaisia tarkastuksia
Varastohyllyille tehdään erilaisia tarkastuksia:
- Asennustarkastus tulee tehdä hyllylle ennen sen käyttöönottoa.
- Uusintatarkastus vaaditaan sen jälkeen, jos hyllyn rakennetta on jollakin lailla muutettu.
- Jatkuva tarkastaminen on sitä, että työntekijöiden ja esihenkilöiden tulee tarkkailla jatkuvasti hyllyjen kuntoa ja reagoida, jos niistä löytyy vaurioita tai turvallisuuspuutteita.
- Määräaikastarkastukset ovat määräajoin tehtäviä tarkastuksia, joissa etsitään mahdollisia riskipaikkoja.
Kun puhutaan hyllytarkastuksista, niin niihin kuuluu oleellisesti myös vaurion tai riskin arviointi sekä korjausuunnitelman teko. Jos tarkastukset tehdään pelkästään varastohyllyjen kunnon tarkastamiseen, voidaan puhua myös vauriotarkastuksista tai kuntokartoituksista.
Mielestäni vuosittaisen tarkastuksen tulisi sisältää myös varaston yleisen turvallisuustason arviointia, seuraamista ja sparraamista etenkin, jos tarkastaja on ulkopuolinen asiantuntija. Tulee kiinnittää huomiota varastohyllyjen kunnon lisäksi, miten työtä tehdään, onko tavaroiden mahdollista pudota hyllystä, aiheuttaako epäjärjestys riskejä, onko varastossa ollut onnettomuuksia jne. Vuositarkastusten säännöllisyys ja kirjallinen raportti ovat tärkeitä, jolloin voidaan seurata tarkastusten havaintojen perusteella turvallisuustason kehittymistä. Ulkopuolinen tarkastaja saattaa nähdä ja huomata sellaisia asioita, jotka omalta henkilökunnalta jäävät huomaamatta, jolloin vuositarkastus on myös hyvää koulutusta vastuuhenkilöille.
Oman henkilökunnan työn ohessa tekemä varastohyllyjen kunnon tarkkailu on erittäin tärkeää. Sitä ei saa ”korvata” asiantuntijan vuosittaistarkastuksilla. Vaurioista ja puutteista tulee ilmoittaa ja niiden tarkastamiseen ja tarvittaessa korjaamiseen tulee ryhtyä nopeasti. Vaurioiden tarkastamista ei saa siirtää vuositarkastukseen asti.
Yleensä määräaikaistarkastuksissa kuitenkin löydetään myös pienempiä ja isompiakin puutteita ja vauriota. Syynä voi olla se, että oma henkilökunta ei ole niitä huomannut tai se, että ei oikein tiedetä, pitääkö vauriolle tehdä jotain. Silloin tarkastaja tietenkin antaa suosituksensa näiden hoitamiseen. Ei kuitenkaan voida olettaa, että vuositarkastuksessa löydetään kaikki pienemmitkin puutteet ja vauriot, sillä tarkastus on silmämääräinen ja tarkkuudeltaan sekä ajaltaan rajallinen.
Jos joku varasto tai varaston osa on syystä tai toisesta ollut huonolla ylläpitohoidolla ja siellä on varastohyllyissä paljon kuntoon laitettavaa, niin kannattaa ensin keskittyä hoitamaan kaikki kriittiset ja riskipitoiset puutteet ja vauriot kuntoon. Tällaiseen tilanteeseen sopivaa tarkastusta voisi kutsua vaikka korjausuunnitelmaksi. Korjausten jälkeen tulisi pitää uusintatarkastus, missä todetaan, että määritetyt korjaukset ovat tulleet hoidetuksi. Työturvallisuuslain mukaan työntekijöille ja työsuojeluvaltuutetulle tulee ilmoittaa, mihin toimenpiteisiin esille tulleissa turvallisuuspuutteissa on ryhdytty tai aiotaan ryhtyä. Helpoin tapa on laittaa asiat kuntoon ja ilmoittaa, että tällaiset korjaukset on tehty ja mahdollisesti uusista vastaavista vaurioista tulee aina ilmoittaa työnantajalle.
Monilla työpaikoilla on otettu käyttöön nk. turvallisuuskävelyt ja tiimipalavereissa vakiona asialistalla ovat työturvallisuusasia. Tällaiset tavat ovat hyvin suositeltavia. Vuositarkastusten tulee tukea työpaikalla tehtävää jatkuvaa työturvallisuustyötä.
Mitä välineitä tarvitset tarkastukseen?
Tarkastuksessa tarvitaan tietenkin muistiinpanovälineet. Varaston pohjapiirros, missä näkyvät varastohyllyt, on iso apu tarkastuksessa sekä muistiinpanojen kohdentamisessa esim. numeroimalla muistiinpanot ja merkitsemällä vastaavan numeron myös pohjapiirrokseen.
Valokuvauslaite eli yleensä kännykkä on hyvä apuväline. Otetuista valokuvista kannattaa tehdä merkintä muistiinpanoihin, jotta valokuvat osaa myöhemmin kohdistaa oikeisiin kirjauksiin muistiinpanoissa.
Edellisen määräaikaistarkastuksen raportti on hyvä olla mukana tarkastuksessa.
Mittavälineistä ehkä eniten tarvitaan rullamittaa.
Mahdollisia hyllymerkintöjä varten voi ottaa mukaan esim. paperia ja teippiä, mutta mahdolliset vaara- ja huomiomerkinnät hyllyihin tulee kuitenkin tehdä hyllystä vastaava esihenkilö (jotta tieto varmasti välittyy).
Erilaisia check-listoja, tarkastuspohjia, ohjeistoja tai tuotekuvastoja voi olla mukana etenkin, jos tarkastaja kokee niitä tarvitsevan.
Tarkastusten kirjallinen dokumentointi
Varastohyllyjen tarkastusten kirjaamiseen on olemassa monenlaisia malleja ja jopa ohjelmia kännykköihin.
Itse kuitenkin olen päätynyt (kokeilujen jälkeen) varsin vapaamuotoiseen tarkastusraporttiin, missä kommentit on eritelty eri varaston osien ja mahdollisesti erityyppisten hyllyjen mukaisesti. Muistiinpanot tehdään kävelyjärjestyksen mukaisesti, jolloin samaa pohjaa voi käyttää seuraavassa tarkastuksessa.
Raporttiin kirjoitan tilan/hyllyn kohdalle ”OK”, jos kaikki on kunnossa. Tai sitten tilan/hyllyn kohdalle tulee vapaamuotoinen kuvaus ja mahdollinen valokuva korjattavasta vauriosta tai puutteesta. Voin myös lisätä suosituksen tai huomion hyllyn käytön turvallisuuden kehittämiseksi.
Raporttiin tulee mielestänä laittaa yhteenveto sekä nostaa siinä esiin kaikkein kriittimmät vauriot tai puutteet tai muut korjattavat asiat.
Jos kyseessä on enemmänkin hyllyjen vauriotarkastus kuin määräaikaistarkastus, niin selkeä lista kuntoonlaitettavista asioista vaikka ranskalaisilla viivoilla on toimiva ratkaisu. Tähän liittyy usein tarjous tai tarjousyyntö hyllytoimittajalle korjauksiin tarvittavista osista ja asennustyöstä. Tällainen lista palvelee parhaiten kuntoon laittamista. Hyllyjen kuntoon laittaminen vähentää huolia, kun taas erilaisten raporttien kirjoittaminen ja läpikäyminen yleensä lisää stressiä.
Valmiiden pohjien käytössä on mielestäni ongelma siinä, että kun pohjassa on paikka monenlaisille erilaisille huomioille, niin se väistämättä vie tilaa tarkentavilta ja vapaamuotoisilta kuvauksilta. Sellainen voi kuitenkin toimia hyvänä Check-listana.
Kasten P90-kuormalavahyllyn asennusohjeen voi latata täältä. Siinä miimeisellä sivulla on yksi tarkastuslista.
Artikkelin kirjoittaja: Ahti Niku, Niparmi sisälogistiikka Oy, 20.8.2025
